ビジネスメールでは「了解しました」ではなく「承知いたしました」を使おう

「承知いたしました」や「かしこまりました」を使う習慣をつけよう

若手のビジネスパーソンの中には、取引先とのビジネスメールや電話で、つい「了解しました」「了解いたしました」の表現を使ってしまう人も多いのではないでしょうか。

しかしビジネスマナー上、これらの言葉は「承知いたしました」、もしく「かしこまりました」と言い換えたほうがよいとされているのです。

ビジネスメールでは「了解しました」ではなく「承知いたしました」を使おう

承知いたしました!


ビジネスメールや電話で「了解しました」を使ってはいけない理由

でも、いったいなぜ丁寧な表現にも聞こえる「了解しました」を、ビジネスメールや電話で「承知いたしました」や「かしこまりました」に言い換える必要があるのでしょうか?

それは「了解」という言葉が、本来、”目上から見て承諾したり許可を出す言葉”だとされているからなのです。

また、手短に用件を伝えなければならない作業現場においては、仲間内で業務連絡を行う際に、例えば無線などで「了解」という言葉が用いられます(このようなケースはもちろん誤用ではありません)。

このように「了解」という言葉が、本来は目上から見て承諾したり許可を出す言葉だとされている点、そして作業現場などで仲間内で手短に用件を伝える際に用いられる点から、ビジネスメールや電話で「了解しました」を使うと、相手に対して”失礼な言葉”であったり、”ぶっきらぼう”な印象を与えているのではないかと考えられているのです。

そのためビジネスマナーでは、特に目上にあたる相手に「了解しました」という表現を用いることは失礼にあたるとされ、多くのビジネスマナー研修では「承知いたしました」「かしこまりました」を使うように指導されています。

「了解」という言葉のポイント
  • 本来、目上から見て承諾したり許可を出す言葉だとされている
  • 手短に用件を伝えなければならない作業現場で、仲間内で業務連絡を行う際に用いられる
    ⇒多くの場合、ビジネスメールや電話で「了解」を用いるのはNGだとされている
    ⇒「了解しました」は「承知いたしました」や「かしこまりました」に言い換える

国語辞典でも「敬意が不足している」と指摘されている

ちなみに、国語辞典では「了解」という言葉がどのように解釈されているでしょうか。

言葉の解釈に定評のある『明鏡国語辞典』(大修館書店)では、「了解」の項目で”近年目上の人の依頼・希望・命令などを承諾する意に使う向きもあるが、慣用に馴染まない(ぶっきらぼうで敬意が不足)”と記述しています。

国語辞典における「了解」の解釈
  • ”近年目上の人の依頼・希望・命令などを承諾する意に使う向きもあるが、慣用に馴染まない(ぶっきらぼうで敬意が不足)”
  • -『明鏡国語辞典 初版』(大修館書店)より引用

ビジネスパーソンとしては、”敬意が不足”しているという点は覚えておきたいところです。

会社内部の業務連絡ではOKという例もある

会社によっては〈「了解」という言葉を会社内部の業務連絡では使ってもよいが、外部とのやり取りではNG〉とビジネスマナーとして新入社員に教えている企業もあるようです。つまり、会社内であれば上司に対して用いても構わないということ。

わざわざ、このように教えるのは、先ほど紹介した仲間内で業務連絡のケースのように、業務連絡など手短に用件を伝える際には「了解」のほうが使い勝手がよいこともあるからでしょう。

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いずれにせよ、あなたが若手のビジネスパーソンなら、日頃から「了解しました」ではなく「承知いたしました」や「かしこまりました」を使う習慣をつけておけば、面倒なことにならず済むようです。

ビジネスマナー上での許容度(言い換え例)

ビジネスマナー上での許容度を確認してみましょう。

ビジネスシーンにおける許容度(言い換え例)
  • 了解です(×)
  • 了解しました(△)
  • 了解いたしました(△)
  • わかりました(〇)
  • 承知しました / 承知いたしました(◎)
  • かしこまりました(◎)

「了解です」「了解しました」より「わかりました」のほうが、ビジネスシーンではよしとされるのは意外ですね。

若手のビジネスパーソンは「承知いたしました」や「かしこまりました」を使う習慣を

丁寧な表現にも聞こえるため、つい多用してしまう「了解しました」の表現ですが、特に若手のビジネスパーソンは、これからは「承知いたしました」や「かしこまりました」といった表現を積極的に使うようにしていきましょう。

以上、ビジネスメールでは「了解しました」ではなく「承知いたしました」を使おうについてでした。ビジネスパーソンのみなさんの参考になれば幸いです。

※本記事は2014年7月時点の情報を元に執筆されたものです。あらかじめご了承ください。